Huishoudelijk reglement RuiterSport Vereniging Vorstenbosch

Inhoudsopgave

Artikel 1: Algemene bepalingen
Artikel 2: Aanmelding en toelating tot het lidmaatschap
Artikel 3: Categorieën van leden
Artikel 4: Algemene verplichtingen van de leden
Artikel 5: Bestuur
Artikel 6: Verkiezingen en benoemingen
Artikel 7: Officiële mededelingen
Artikel 8: Wijzingen en aanvullingen

Artikel 1 – Algemene bepalingen

• De vereniging “R.S.V. Vorstenbosch” is een afdeling van de Koninklijke Nederlandse Hippische Sportfederatie, de KNHS en wordt verder in dit reglement aangeduid als “de vereniging”;

• De vereniging “R.S.V. Vorstenbosch” is gevestigd te Vorstenbosch en op 1 januari 2010 ontstaan uit een samenvoeging van ponyclub “de Hubertusruiters” en landelijke rijvereniging “de Hubertusruiters”. Het clubterrein is gelegen aan de Brakkensedijk te Vorstenbosch;

• Dit huishoudelijk reglement voorziet in richtlijnen die het functioneren van de vereniging, in aanvulling op haar statuten mogelijk maakt. De statuten liggen, voor alle leden ter inzage bij de secretaris;

• De vereniging heeft twee afdelingen; namelijk een afdeling ponyruiters en een afdeling paardenruiters. Een ponyruiter die de leeftijd van achttien (18) jaar behaald heeft, verliest aan het einde van het jaar waarin hij deze leeftijd behaald heeft automatisch het lidmaatschap van de vereniging, tenzij hij heeft te kennen gegeven zich bij de paardenafdeling te willen aansluiten en hier tevens toe gerechtigd is.

Artikel 2 – Aanmelding en toelating tot het lidmaatschap

• Leden melden zich voor het lidmaatschap van de vereniging aan door een schriftelijke aanmelding bij de secretaris. Indien de KNHS een aanmeldingsformulier heeft voorgeschreven, wordt dit aanmeldingsformulier gebruikt. Wanneer de betrokkene jonger is dan 18 jaar dient de aanmelding behalve door de betrokkene tevens te worden ondertekend door een ouder of wettelijk vertegenwoordiger;

• Aanmelding voor het lidmaatschap van de vereniging houdt tevens in dat de betrokkene zich aanmeldt voor het lidmaatschap van de vereniging KNHS, alsmede voor het lidmaatschap van de regiovereniging en van de kringvereniging waaronder de vereniging ressorteert. De aanmelding voor het lidmaatschap van genoemde verenigingen geschiedt door het bestuur van de vereniging;

• De betrokkene kan alleen als lid van de vereniging worden toegelaten indien en zolang de betrokkene tevens lid van de in lid 2 genoemde verenigingen is. Alsdan zijn voor de duur van het lidmaatschap naast de statuten en reglementen van de vereniging tevens op het lid van toepassing de statuten en reglementen van de in lid 2 genoemde verenigingen;

• Het bestuur beslist over de toelating van leden. Indien het bestuur niet tot toelatingbesluit kan op verzoek van de betrokkene de algemene vergadering alsnog tottoelating tot het lidmaatschap besluiten;

• De leden kunnen een exemplaar van de statuten en reglementen van de verenigingdownloaden van de website van de vereniging of opvragen bij de secretaris. De statuten en reglementen van de onder lid 2 vermelde verenigingen kunnen op verzoek van de betrokkene bij de KNHS worden verkregen;

• Het lidmaatschap is in beginsel voor een kalenderjaar en loopt van 1 januari tot 31 december van enig jaar zonder tijdige afmelding wordt het lidmaatschap stilzwijgend met een kalenderjaar verlengd;

• Beëindiging van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden en wel uiterlijk 1 november voorafgaande aan enig nieuw kalenderjaar;

• Bij afmelding voor het verenigingslidmaatschap na 1 november maar voor 20 december zal de vereniging geen nieuwe contributie in rekening brengen de contributie voor de KNHS blijft echter volledig verschuldigd voor het nieuwe jaar;

• Bij aanmelding later dan 1 januari beslist het bestuur omtrent de hoogte van de te betalen vereniging contributie;

• Het bestuur heeft in voorkomende gevallen de bevoegdheid te oordelen over de hoogte van de vereniging contributie volgens de volgende verdeelsleutel de jaar contributie maal 0,1/4,1/2,3/4 of 1;

• De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld op voordracht van het bestuur na goedkeuring in de algemene ledenvergadering dit na stemming en met een tweederde meerderheid van alle aanwezige leden;

• Bestuursleden en beheerders van de wedstrijdsecretariaten zijn vrijgesteld van de verplichting tot contributie;

• De contributie dient uiterlijk voor 1 maart van het betreffende contributiejaar voldaan te zijn.

Artikel 3 – Categorieën van leden

• De vereniging kent: a. Seniorleden; b. Juniorleden;c. Ereleden (betalen geen contributie);
  d. Donateurs die geen stemrecht hebben.
  Een lid is juniorlid tot en met het jaar waarin het lid 18 jaar is geworden.

• In de wedstrijdreglementen wordt bepaald welke categorie van leden in welke discipline aan welke wedstrijd mag deelnemen met dien verstande, dat voor deelname aan internationale wedstrijden tevens de reglementen en besluiten van de FEI gelden;

• Alleen leden van 16 jaar en ouder kunnen in een vergadering stemrecht uitoefenen. Het stemrecht van leden tot 16 jaar kan ter vergadering door een ouder of wettelijk vertegenwoordiger worden uitgeoefend.

Artikel 4 – Algemene verplichtingen en rechten van de leden

Met inachtneming van het bepaalde in artikel 5 van de Statuten verplicht een lid zich voorts:

• Desgevraagd op eerste verzoek volledige en juiste inlichtingen en opgaven te verstrekken en te zenden aan de KNHS, het regiobestuur en het kringbestuur, alsmede aan het tuchtcollege en de raad van appèl van de KNHS;

• Om zich ter gelegenheid van een wedstrijd, zowel vóór, gedurende, als na dewedstrijd behoorlijk te gedragen en zo nodig bij te dragen aan en mede te helpen bijhet handhaven van de orde;

• Zich te houden aan de Gedragscode, zoals vastgesteld door de algemenevergadering van de KNHS;

• De verenigingslessen worden op een, door de Algemene Ledenvergadering in goedoverleg met de instructeur/-trice, bepaalde avond op een nader te bepalen dag en locatie gegeven;
  Tijdens de verenigingslessen is men verplicht een veiligheidshelm te dragen. De richtlijnen Opleiding & training zijn van toepassing op lessen die door de vereniging worden georganiseerd;

• De vereniging is niet aansprakelijk voor gebeurtenissen die in verenigingsverband worden georganiseerd. In deze gevallen zal de ruiter/ amazone zelf met de consequenties geconfronteerd worden. Daarom is het voor paard- en ponyruiters noodzakelijk om naast een goede ziektekosten- en ongevallenverzekering een goede wettelijke aansprakelijkheidsverzekering te hebben;

• Indien het bestuur de rijdende leden verzoekt te assisteren bij de organisatie en/of het verloop van een wedstrijd/evenement is het lid in alle redelijkheid gehouden gehoor te geven aan deze oproep.

Artikel 5 – Bijeenkomsten

• De vereniging houdt regelmatig bijeenkomsten voor haar beide afdelingen. Door of namens het bestuur worden eisen vastgesteld waaraan de leden, de pony’s/paarden en de uitrusting dienen te voldoen om aan de oefeningen en de wedstrijden deel te mogen nemen.

• Tijdens de trainingsavonden en de wedstrijden dienen de leden zich te houden aan de aan wijzigingen van bestuursleden, commandanten, instructeurs en andere door het bestuur aangewezen personen.

Artikel 6 – Bestuur

• Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging;

• Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie bestuursleden ditwensen;

• De voorzitter bepaalt tijd en plaats van de bestuursvergaderingen. De voorzitter isbelast met de algemene leiding en wordt bij afwezigheid vervangen door de door het bestuur aangewezen vice-voorzitter, die zolang de waarneming duurt in alle rechten en verplichtingen van de voorzitter treedt;

• In een vergadering van het bestuur kunnen geen rechtsgeldige besluiten worden genomen indien niet ten minste de helft van het aantal in functie zijnde leden van het bestuur aanwezig is. Het onderwerp wordt alsdan geagendeerd voor de volgende vergadering, waarin wel een besluit kan worden genomen ongeacht het aantal aanwezige bestuursleden;

• Over onderwerpen die niet zijn geagendeerd kan geen besluit worden genomen, tenzij een meerderheid van ten minste twee derden van het aantal leden van het bestuur anders beslist;

• Ieder lid van het bestuur heeft één stem;

• Het bepaalde in artikel 16 van de statuten is van overeenkomstige toepassing, voorzover daarvan in dit artikel niet is afgeweken.

Artikel 7 – Verkiezingen en benoemingen

• Alle verkiezingen en benoemingen voor een functie in de vereniging geschieden door kandidaatstelling en zo nodig stemming en herstemming. Indien meer dan één vacature dient te worden vervuld, geschiedt de kandidaatstelling voor iedere vacature afzonderlijk.

• Alle kandidaten voor de in lid 1 bedoelde functies dienen lid van de vereniging te zijn.

• Bij verkiezing van een bestuurslid moet schriftelijk gestemd worden als iemand daarom vraagt.

Artikel 8 – Officiële mededelingen

• Alle mededelingen, waarvan de statuten of reglementen publicatie voorschrijven, of waarvan dit door het bestuur of door de algemene vergadering gewenst wordt geacht, alsmede alle uitvoeringsbesluiten, worden opgenomen in de officiële mededelingen van de vereniging.

• De leden ontvangen de officiële mededelingen via de mail of site van de vereniging.

Artikel 9 – Vergaderingen

• De vergadering wordt gehouden met inachtneming van de gebruikelijke democratische regels. Niemand heeft het recht te spreken totdat de voorzitter hem hiertoe in de gelegenheid stelt.

• Acht hij een onderwerp voldoende besproken en toegelicht dan sluit hij het debat, waarna een besluit aan de vergadering ter goedkeuring wordt voorgelegd.

• De voorzitter is gerechtigd de besluitvorming bij acclamatie te vragen mits de besluitvorming niet de verkiezing van personen betreft.

• Voor zover statuten en huishoudelijk reglement niet anders bepalen worden alle besluiten bij gewone meerderheid der geldige stemmen genomen.

• Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de voorzitter beslist, dan wel de statuten vereisen dat schriftelijk gestemd wordt.

• Blanco stemmen of onjuiste stemmen worden beschouwd als zijnde niet uitgebracht. Omtrent het al of niet geldig zijn van uitgebrachte stemmen beslist het bestuur voor zover in de statuten niet voorzien is.

Artikel 10 – Financiële Controle

De voorzitter van de vereniging of een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid is ten alle tijde bevoegd de boeken, bescheiden en de kas van de penningmeester te controleren, mits deze tenminste acht (8) dagen van tevoren een kennisgeving van deze voorgenomen controle van het bestuur heeft ontvangen.

Artikel 10 – Slotbepaling

1. In alle voorkomende gevallen waarin dit reglement en/of statuten niet voorzien, beslist het bestuur.
   2. Dit Huishoudelijk Reglement kan gewijzigd c.q. aangevuld worden door de Algemene

Ledenvergadering. Dit met een tweederde meerderheid van alle stemgerechtigde leden, inclusief een eventueel afgegeven en ondertekende “stemmachtiging” van niet aanwezige leden.

Privacybeleid

Hoe gaan wij met uw gegevens om?

Ruitersportvereniging Vorstenbosch hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze Privacy Verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Ruitersportvereniging Vorstenbosch houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. De type persoonsgegevens en doelen staan beschreven in deze Privacy Verklaring;

• Verwerking van je persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• Vragen om je uitdrukkelijke toestemming wanneer wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;

• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• Op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Ruitersportvereniging Vorstenbosch zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze Privacy Verklaring, of in algemenere zin nog vragen hebt, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens
Ruitersportvereniging Vorstenbosch zal enkel persoonsgegevens verzamelen welke je zelf aan ons verstrekt, bij het aangaan van een lidmaatschap of bij het inschrijven voor onze wedstrijden.

Lidmaatschap
In geval van een lidmaatschap vragen wij de volgende persoonsgegevens:

• Achternaam;

• Tussenvoegsel (indien van toepassing);

• Voornaam;

• Voorletters:

• Geboortedatum;

• Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode en woonplaats);

• Telefoonnummers;

• E-mailadres;

• IBAN nr:

• Soort lidmaatschap

• KNHS lidmaatschapsnummer (indien van toepassing).

Bij minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) verwerken wij enkel en alleen de persoonsgegevens indien daarvoor schriftelijk toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.

Persoonsgegevens van leden worden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, voor de verstrekking van de door jou aangevraagde informatie of het afhandelen van de van jou verkregen informatie;

• Afwikkeling van financiële verplichtingen zoals lidmaatschapsgeld en overeen gekomen diensten en activiteiten;

• Voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van Ruitersportvereniging Vorstenbosch.

Ruitersportvereniging Vorstenbosch bewaart je persoonsgegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar.

Wedstrijden
In geval van inschrijving voor onze wedstrijden maken wij gebruik van de daartoe aangeboden diensten via www.knhs.nl en www.wedstrijdplatform.nl en verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam

• Tussenvoegsel (indien van toepassing);

• Achternaam;

• Combinatienummer;

• Naam paard/pony;

• Categorie/Klasse;

• Vereniging;

Persoonsgegevens van deelnemers aan onze wedstrijden worden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden

• Het opstellen en openbaar publiceren van startlijsten en uitslagen van wedstrijden waarvoor jij je hebt ingeschreven;

• Afwikkeling van financiële verplichtingen ten aanzien van het startgeld.

• Ruitersportvereniging Vorstenbosch bewaart je aanmelding, protocollen en onderlinge communicatie maximaal twee jaar met uitzondering van de startlijsten en uitslagen welke via het internet worden gepubliceerd.

Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons verstrekt, kunnen wij aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden en wanneer dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Ruitersportvereniging Vorstenbosch verstrekt persoonsgegevens aan derden ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Aan de KNHS voor het verwerken van KNHS lidmaatschappen;

• Aan de KNHS voor het verwerken van wedstrijduitslagen;

• Aan de KNHS voor het verzorgen van de financiële administratie.

• Aan Kring NoordOostBrabant voor het verwerken van selectiestanden.

Ruitersportvereniging Vorstenbosch verstrekt nooit persoonsgegevens aan andere partijen waarmee wij geen samenwerkingsovereenkomst hebben afgesloten.

Beveiliging
Ruitersportvereniging Vorstenbosch heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Daarnaast zijn de bestuursleden geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent je gegevens
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Voor een verzoek hiertoe kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan dit document. Daarnaast kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door Ruitersportvereniging Vorstenbosch. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jou opdracht aan een andere partij. In alle gevallen kunnen we om je legitimatie vragen voordat wij gehoor geven aan een verzoek.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken via de website
Onze website heeft niet de intentie bijzonder of gevoelige gegevens te verzamelen over website bezoekers. Ook hebben wij niet de intentie gegevens te verzamelen van personen die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. En wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.
Als u er van overtuigd bent dat wij toch zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@rsvvorstenbosch.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Gebruik van foto’s van personen op onze website en Facebook
Wij gebruiken op onze website en Facebook mogelijk foto’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn. Waar mogelijk hebben wij contact gezocht met deze personen om hen om toestemming voor het gebruik van deze foto’s  te vragen. Staat u of uw kind op een van deze foto en bent u van mening dat u die toestemming niet gegeven hebt of wilt u deze toestemming intrekken, neem dan contact op met  info@rsvvorstenbosch.nl zodat wij de foto zo snel mogelijk kunnen verwijderen.

Cookiegebruik op onze website
Wij gebruiken op onze website alleen technische en functionele cookies. Dit zijn cookies die door de site zelf worden gezet en alleen door de site zelf kunnen worden gelezen. Vaak worden deze cookies gebruikt voor functionaliteit van de site. Denk bijvoorbeeld aan het contactformulier.
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen.
U kunt uzelf afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Voor actuele informatie over cookiegebruik op de website: cookiechecker.nl

Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen we er samen niet uit dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als je naar aanleiding van onze Privacy Verklaring nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Voorzitter
Johan van Es – johanves@hotmail.com

Secretaris
Anita van der Stelt – info@rsvvorstenbosch.nl

Penningmeester
Nicole Verbossen – penningmeester@rsvvorstenbosch.nl