Beleidsplan

Voorwoord

Saamhorigheid en plezier vanuit onze gezamenlijke passie!

 In dit beleidsplan proberen we een beeld te schetsen over wie we zijn, waar we voor staan, wat onze beleidsintenties zijn en hoe we die trachten te bereiken.

Het bestuur heeft de verantwoordelijke taak om de vereniging naar behoren te besturen. Omdat we streven naar een transparante vereniging willen we door middel van dit beleidsplan, onze leden, sponsoren en relaties meer inzicht geven in het reilen en zeilen van onze vereniging.

Het bestuur en leden van  R.S.V. Vorstenbosch moet samen keuzes voor de toekomst maken. Het maken van een beleidsplan is een belangrijk hulpmiddel om dit bewust en systematisch te doen.

Dit algemeen verenigingsbeleidsplan geeft de koers aan die de vereniging het komend jaar wil volgen. Het woord algemeen duidt aan dat het om het totale beleid gaat. Het verenigingsbeleidsplan geeft de hoofdlijnen hiervan aan.

Het bestuur vindt het belangrijk om het beleid vast te leggen in een beleidsplan om de verdere groei en continuering van de vereniging op een goede manier te waarborgen.

In dit beleidsplan wordt constant van vereniging gesproken daar waar het gaat over Ruitersport vereniging Vorstenbosch.

We spreken de hoop uit dat dit beleidsplan niet als een statisch document wordt gezien, maar dat het als een flexibel instrument kan worden ingezet. Een jaarlijkse evaluatie kan dan leiden tot bijstelling van de geformuleerde doelen en uitgangspunten.

Namens bestuur Ruitersportvereniging Vorstenbosch

 

Hoofdstuk 1        Inleiding

In de loop van de jaren is er veel veranderd in de hippische sport.

Voor de vereniging is een gedeelte van de verandering ongetwijfeld het feit, dat in het verleden de leden nagenoeg allen uit de agrarische sector kwamen, terwijl nu het grootste deel van de leden geen agrarische achtergrond meer heeft.

Ook in de omgang met paarden en pony’s is veel veranderd: in het verleden groeiden de leden met

paarden op en leerden zichzelf paardrijden op de boerderij. Nu blijft de omgang met de paarden vaak beperkt tot een of twee uur per dag en groeien veel leden niet meer met paarden op.

We zullen uit moeten gaan van een verkenning van de huidige situatie en van

daaruit het gewenste beeld van de vereniging moeten schetsen. En natuurlijk moeten we dan ook

vaststellen wat er nodig is om tot dat gewenste beeld te komen.

Uitgangspunt is dat de vereniging zijn bestaan ontleent aan de band, die de leden met elkaar hebben: passie voor pony’s en paarden.

Alle leden hebben belangstelling voor paarden en voor de zaken die daar

een relatie mee hebben. De vereniging biedt zo een platform voor “mensen met paarden”.

Op dit moment onderscheiden we enkele groepen binnen onze vereniging:

  • Recreatieruiters
  • Wedstrijdruiters
  • Dressuur
  • Springen
  • Eventing
  • Pony ruiters
  • Paarden ruiters
  • Ouders
  • De groep geïnteresseerden, die zelf niet rijden en/of geen paarden hebben.

Activiteiten die de vereniging ontplooit en wil ontplooien zullen uit moeten gaan van deze bindende

passie voor paarden en de activiteiten zullen ook afgestemd moeten zijn op de genoemde groepen.

Een belangrijke uitkomst van deze gesprekken is dat de vereniging nu vindt dat we ons moeten

richten op de hippische activiteiten, die we op dit moment al doen, dat we die eerst moeten uitbouwen en dat we nieuwe activiteiten geleidelijk, indien daar belangstelling voor is, moeten ontwikkelen.

Hoofdstuk 2       Beschrijving van de vereniging

  • Historie

De vereniging is opgericht in december 1977 en is statutair vastgelegd in maart 1979 door de heer Pittens en de heer van de Rakt bij het notariskantoor te Schaijk.

In 1992 is de vereniging ingeschreven in het verenigingsregister bij de kamer van koophandel (KVK) De vereniging droeg de naam  Landelijke ruiters en ponyclub Sint  Hubertusruiters.

In 2003 is een afsprakenlijst opgesteld, waarin enerzijds de ponyclub en landelijke ruiters statutair een vereniging bleven echter anderzijds  ieder een eigen commissie zouden vormen aangevoerd door een eigen bestuur. Kortom statutair( juridisch) bleef het een geheel, echter feitelijk gingen de ponyclub en landelijke ruiters ieder haar eigen weg.

In 2009 wordt vanuit de commissie ponyclub en landelijke ruiters met goedkeuring van de algemene ledenvergadering het besluit genomen de handen in een te slaan en daadwerkelijk ook als een vereniging verder te gaan zoals statutair beschreven.

Redenen om samen verder te gaan zijn waren:

  • Handhaven van een vereniging is een uiting van solidariteit, van verbondenheid en geeft aan de bereidwilligheid tot samenwerking. Met andere woorden het is een uiting die dwars staat op de helaas tegenwoordig waarneembare individualisering in onze maatschappij.
  • De vereniging blijft zoals het nu reeds is een “complete” hippische vereniging. Men begint te rijden op een pony en gaat vervolgens over op het paard. M.a.w. het betreft hier een begeleiding van de ruiters van jong tot oud.
  • De vereniging is in aantal leden groter hetgeen de uitstraling ten goede komt. Dit grotere aantal zal:    De aantrekkingskracht vergroten (bijv. werven van nieuwe leden, de presentatie naar buiten vergemakkelijken (bijv. richting pers/publicatie, overheid, sponsoring) en de uitvoering van wedstrijden en evenementen vergemakkelijken.

Vanaf 2010 is de vereniging voor pony’s en paarden verder gegaan onder de naam: Ruitersport vereniging Vorstenbosch. In eerste instantie heeft het bestuur zich gericht op zowel de paarden als pony’s. In het begin kwam het aantal ponyleden moeizaam op gang. In juni 2015 heeft het bestuur haar leden uitgenodigd om een besluit te nemen over het  aanhouden of afstoten van het terrein en clubgebouw. Het bestuur was van mening dat het terrein en gebouw te weinig werden gebruikt. Vanuit allerlei  ideeën is toen besloten om het terrein aan te houden en een ponycommissie in het leven te roepen. Het aantal ponyleden is mede door de tomeloze inzet van de ponycommissie in een jaar enorm gestegen: van 2 naar 21. Dit stelde de vereniging in de gelegenheid om meer activiteiten te organiseren en te investeren in het clubgebouw

  • Visie van de vereniging

Visie R.S.V. Vorstenbosch:

Wij willen een vereniging zijn waar vanuit een gestructureerde organisatie wordt gestreefd naar continuïteit en een stukje professionaliteit. De vereniging moet een positieve uitstraling hebben naar een ieder toe waarbij we veel waarde hechten aan een goede sfeer, sportiviteit, saamhorigheid en wederzijds respect. Iedereen moet zich binnen onze vereniging thuis voelen en zowel op recreatieve- als op wedstrijdniveau de hippische sport kunnen beoefenen. 

Kortom:

Saamhorigheid en plezier vanuit onze gezamenlijke passie!

Van onze leden verwachten wij dat ze deze visie onderschrijven en hier naar vermogen een bijdrage aan leveren. We willen graag een wisselwerking nastreven tussen de leden en vereniging m.a.w: “wat kan ik voor de vereniging betekenen en wat kan de vereniging mij bieden?”.

Vrijwilligers nemen een zeer belangrijke plaats in; zonder hun tomeloze inzet is het vrijwel onmogelijk een vereniging draaiende te houden. Door middel van een beleidsplan wordt sturing gegeven aan de verdere uitbouw van de vereniging. Het streven om leden hun (recreatie)sport zo optimaal mogelijk te laten beoefenen met als uitgangspunt het welzijn en de verantwoorde omgang met paard en pony.

2.3.     Missie van de vereniging

Missie R.S.V. Vorstenbosch:

Wij willen een aantrekkelijke ruitersport vereniging zijn voor geïnteresseerden uit  Vorstenbosch en omgeving. Dat willen we doen door het bevorderen van het wedstrijdniveau en recreatief de hippische sport te beoefenen. Voorgaande bereiken wij door allerlei activiteiten te organiseren zoals; trainingsavonden, thema-avond, spelletjes dag, strandrit etc.

In de toekomst moet het mogelijk zijn dat het beoefenen van de hippische sport in al zijn facetten met uitzondering van de draf- en rensport- mogelijk is voor haar leden. De vereniging heeft hierover al gesprekken gehad met paardensportverenigingen in de gemeente Bernheze en met Anoeska van Osch (vertegenwoordiger van Burgmeijer Quarter Horses/western). Waar zitten onze raakvlakken/verschillen en hoe kunnen wij elkaar in de toekomst versterken. Hierbij vindt de vereniging het van belang dat, naast de hippische sport, de gezondheid en het welzijn van de ruiters als de paarden/pony’s wordt bevorderd.
Achtergrond

De vereniging is aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Hippische Sportfederatie (KNHS). De KNHS behartigt de belangen van de aangesloten verenigingen en haar paardensporters,  zodat zij de hippische sport zo goed mogelijk kunnen beoefenen. Meer informatie is te vinden op www.knhs.nl

De KNHS is onderverdeeld in regio’s. Hierbij zijn de provinciegrenzen aangehouden. Onze vereniging maakt  deel uit  van de KNHS-regi0 Noord- Brabant. Voor meer informatie zie www.knhsregiobrabant.nl

Onze vereniging maakt  deel uit  van de Kring Noord Oost Brabant. Voor meer informatie zie

www.knhskringnoordoostbrabant.nl

Hoofdstuk 3        Analyse van de vereniging

  • De vereniging op dit moment

We zijn een relatief kleine vereniging en dat geldt nog meer voor de pony’s, omdat de ruiters afscheid moeten nemen van de wedstrijdsport,  zodra ze 18 jaar worden.

Op 1 januari 2020 telt de vereniging 50 leden paarden en 23 leden pony’ s,  5 bestuursleden en 8 vrienden van de club.

De vereniging telt naast het bestuur  ook vele vrijwilligers die de vereniging ondersteunen op welke manier dan ook.

Naast de trainingen op dinsdagavond worden onder andere wedstrijden (Indoor en Outdoor Vorstenbosch),  thema-avonden, buitenrit, strandrit, ponydag, gourmetavond, ruiterkamp en deelname aan Sinterklaasintocht georganiseerd. De leden betalen een jaarlijkse contributie.

De bekendheid van de vereniging in het dorp en omgeving is gering. De vereniging organiseert onder andere Outdoor Vorstenbosch om de bekendheid te vergroten en maakt gebruik van verschillende mediavormen zoals facebook. De vereniging heeft de intentie om meer verbonden te zijn aan het dorp Vorstenbosch.

  • Organogram

Hieronder volgt een korte beschrijving van het organigram:

Algemene ledenvergadering

Bovenaan het organogram staat de algemene ledenvergadering van de vereniging. Volgens de

statuten en de wet/ en regelgeving hoort deze bovenaan het organogram te staan.

Onder de algemene ledenvergadering komen de bestuursleden.

Bestuur

Onder de algemene ledenvergadering staat het bestuur. Het bestuur bestaat uit:

Voorzitter:                       Pim Dullemond

Secretaris:                       Anita van der Stelt

Penningmeester:           Nicole Verbossen

Bestuurslid:                    Gerard Claassen

Bestuurslid:                    Eefke Janssen

Wedstrijdsecretariaat:

Dit is een commissie binnen onze vereniging. Het bestuur nodigt het wedstrijdsecretariaat , zoveel als nodig, uit om aan te sluiten bij de bestuursvergaderingen. Deze commissie is verantwoordelijk voor het organiseren van de wedstrijden

Wedstrijdsecretariaat: Anita van der Stelt en Mariette Sonneveld

Ponycommissie:

Dit is een commissie binnen onze vereniging. Deze commissie is verantwoordelijk voor het organiseren van  activiteiten voor onze ponyleden en nodigt daar waar mogelijk/passend paarden leden en vrijwilligers uit.

Ponycommissie:             Anita van der Stelt en Hilde Janssen

Trainingsavonden:

Dit is een commissie binnen onze vereniging. Deze commissie is verantwoordelijk voor het organiseren van de trainingsavonden op dinsdagavond.

Trainingsavond-commissie:     Anita van der Stelt, Hilde Janssen

  • Functieomschrijvingen

Het bestuur bestaat uit 5 leden. De bestuursleden hebben allerlei taken onder hun hoede.

Naast het dagelijkse bestuur zijn er enkele commissies zoals benoemd in paragraaf 3.2.

De taken en functies van elk bestuurslid en commissie zijn vastgelegd in het document: functie omschrijving (zie bijlage 2 en verder).

  • SWOT- Analyse

SWOT-analyse

In de onderstaande matrix staat de SWOT-analyse 2011 van de vereniging.

Interne omgeving
Sterkte
  • Enthousiaste leden (vrijwilligers) die actief zijn binnen de vereniging
  • Terrein en gebouw (kantine) aanwezig
  • Gezellige vereniging
  • Gediplomeerde instructeurs die zelf actief zijn binnen de wedstrijdsport zowel landelijk, nationaal als internationaal.
Zwakte
  • Kleine vereniging (aanwas leden)
  • Onderhoud en aanpassingen van het terrein (bijvoorbeeld aanleg professionele bodem) en gebouw naar de toekomst brengt grote financiële verplichtingen met zich mee
  • Geen overdekte rijhal aanwezig (winterperiode huur accommodatie elders)
  • Toename leden waardoor indeling winterlessen moeilijker zal worden.
  • Weinig wervingsactiviteiten sponsoring
Externe omgeving
Kansen
  • Het ontwikkelen van andere takken van paardensport dan dressuur en springen, met de opmerking niet alles kan ineens.
  • Samenwerking met andere verenigingen binnen kring Noord Oost Brabant
  • Enthousiaste en betrokken ouders/verzorgers/partners
Bedreigingen
  • Het stoppen of kiezen van andere vormen van vrijetijdsbesteding van leden
  • De kosten van de hippische sport
  • Minder bereidheid/mogelijkheden tot vrijwilligerswerk

Slotwoord

Dit beleidsplan is voor het bestuur en de commissies een algemene leidraad voor haar denken en handelen in de komende periode . Het bestuur en de commissies zullen het maximale doen om de geformuleerde doelstellingen te bereiken binnen de gestelde termijnen en budgetten. Jaarlijks kunnen het bestuur en de commissies zich nog duidelijker verantwoorden over het gevoerde beleid.

Regelmatig zullen we het beleid evalueren en daar waar nodig dit beleidsplan bijstellen en aanpassen aan de gewijzigde situatie.

We spreken de hoop uit dat R.S.V. Vorstenbosch voor iedereen een vereniging is waar men zich thuis kan voelen, zowel op sportief, recreatief en sociaal gebied.

Bijlage 1              organisatiestructuur (per 1 april 2018)

Organisatiestructuur Ruitersportvereniging Vorstenbosch

Bestuur:
leden taak Benoeming per
De heer P. Dullemond Voorzitter September 2017
Mevrouw A.v.d. Stelt Secretaris Januari 2016
Mevrouw N. Verbossen Penningmeester Januari 2015
De heer G. Claassen Lid bestuur Januari 2010
Mevrouw E. Janssen Lid bestuur April 2018

Erelid en overige leden

Zoals in de statuten artikel 4.4 beschreven: Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering een persoon die zich voor de vereniging zeer verdienstelijk heeft gemaakt het predikaat ‘erelid’ verlenen.

Naast bestuursleden, commissies en leden bestaat de vereniging ook uit vele vrijwilligers, donateurs, sponsoren.

Erelid:

De heer J. Timmermans

Wijlen Mevrouw A. v.d. Laar Pepers  (overleden op 13 maart 2016)

Commissies:

De voorzitters van de commissies (met uitzondering van het wedstrijdsecretariaat) hebben tevens zitting in het bestuur van de ruitersport vereniging. De commissies vergaderen zoveel als nodig is dan wel minder als mogelijk. De voorzitters van de commissies doen verslag in de bestuursvergadering van hun activiteiten en verwerven goedkeuring voor de door hen ontwikkelde plannen.

Naast bestuursleden, commissies en leden bestaat de vereniging ook uit vele vrijwilligers, donateurs, sponsoren.

Bijlage 2   functieomschrijving bestuur

Taak Bestuur
Doel Het bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen een vereniging.
Algemeen Het bestuur bestaat uit ten minste drie meerder jarige personen. De algemene vergadering stelt het aantal bestuursleden vast. Het lidmaatschap van het bestuur is niet verenigbaar met het lidmaatschap van de kascommissie. De bestuursleden worden benoemd voor de duur van 3 jaar en kunnen aansluitend worden herbenoemd.
Plaats in vereniging Het bestuur valt onder de Algemene ledenvergadering (ALV)
Taakinhoud
  • Besturen van de vereniging
  • Toezien op het naleven van de statuten, reglementen en besluiten van zowel de vereniging, KNHS, de regiovereniging, kringvereniging en van de FEI
  • Samen met commissies het beleidsplan opstellen,uitvoeren, evalueren en aanpassen.
  • Verantwoording afleggen tijdens ALV over gang van zaken in de vereniging en over het uitgevoerde beleid van afgelopen jaar en voor komende jaar.
  • Jaarplanning samenvoegen
  • Contact onderhouden met leden, ouders en commissies
  • Voorbereiding van de ALV
  • Verantwoordelijk voor het afleggen van (financiële) verantwoording aan de ALV
  • Vertegenwoordigen van vereniging naar  externe partijen zoals gemeente, dorpsraad e.d.
  • Aanpassen KVK bij aanpassing bestuursleden.

Bijlage 3   functieomschrijving voorzitter

Taak Voorzitter
Doel Het leiden en besturen van de vereniging en het bestuur
Algemeen De bestuursleden worden benoemd voor de duur van 3 jaar en kunnen aansluitend worden herbenoemd.

De voorzitter is het gezicht van de vereniging, diplomatiek en makkelijk aanspreekbaar voor ieder (toekomstig) lid van de vereniging. Daarnaast is de voorzitter inventief, kan goed delegeren

Plaats in vereniging De voorzitter valt onder de Algemene ledenvergadering (ALV)
Taakinhoud
  • Coördineren en leidinggeven
  •  Beleidsplan samenstellen.
  • Opstellen agenda en leiden (bestuursvergaderingen en ALV)
  • Actualiseren en toezien op naleving van statuten, reglementen en beleidsplan
  • Toezien op navolging van de taken bestuursleden.
  • Vertegenwoordiging binnen en buiten de vereniging onderhouden met externe partijen (gemeente, KNHS, regio, kring e.d.)
  • Onderhouden van contacten zowel binnen als buiten de vereniging

Bijlage 4   functieomschrijving vice voorzitter

Taak Vice voorzitter
Doel Vervangt de voorzitter bij afwezigheid en dient goed op de hoogte te zijn van de visie en doelstelling van Ruitersport vereniging Vorstenbosch
Algemeen De bestuursleden worden benoemd voor de duur van 3 jaar en kunnen aansluitend worden herbenoemd.

De vice voorzitter is naast de andere bestuursleden het gezicht van de vereniging, diplomatiek en makkelijk aanspreekbaar voor ieder (toekomstig) lid van de vereniging.

Plaats in vereniging De vice voorzitter valt onder de Algemene ledenvergadering (ALV)
Taakinhoud
  • Vervangen van de voorzitter bij afwezigheid
  • Kantinebeheer
  • Beleidsplan samenstellen.
  • Vertegenwoordiging binnen en buiten de vereniging onderhouden met externe partijen (gemeente, KNHS, regio, kring e.d.)
  • Onderhouden van contacten zowel binnen als buiten de vereniging

Bijlage 5   functieomschrijving secretaris

Taak Secretaris
Doel Zorg dragen voor het administratieve gedeelte van de vereniging
Algemeen De bestuursleden worden benoemd voor de duur van 3 jaar en kunnen aansluitend worden herbenoemd.

De secretaris is naast de andere bestuursleden het gezicht van de vereniging, diplomatiek en makkelijk aanspreekbaar voor ieder (toekomstig) lid van de vereniging.

Plaats in vereniging De secretaris valt onder de Algemene ledenvergadering  (ALV)
Taakinhoud
  • Ponycommissie
  • Trainingsavond-commissie
  • Ledenadministratie
  • Uitwerken van brieven
  • Communicatie via mail e.d. verzorgen
  • Uitgaande en inkomende post (tijdig actie op ingekomen post)
  • Opzetten en bijhouden archief
  • Uitwerken notulen bestuursvergaderingen en ALV
  • Postadres van de vereniging
  • Opvangen nieuwe leden (aanmelden en afmelden bij KNHS)

Bijlage 6   functieomschrijving penningmeester

Taak Penningmeester
Doel Zorg dragen voor het financiële beheer van de vereniging
Algemeen De bestuursleden worden benoemd voor de duur van 3 jaar en kunnen aansluitend worden herbenoemd.

De penningmeester is naast de andere bestuursleden het gezicht van de vereniging, diplomatiek en makkelijk aanspreekbaar voor ieder (toekomstig) lid van de vereniging.

Plaats in vereniging De penningmeester valt onder de Algemene ledenvergadering (ALV)
Taakinhoud
  • Innen contributies en boetes
  • Opstellen en versturen facturen (leden/sponsoring)
  • Financiële begroting maken voor ALV en goedkeuring vragen.
  • Financieel jaarverslag
  • Kasboek, bankboek, grootboek en betalingsbalans.
  • Verzorgen financiële zaken.
  • Aanvraag subsidies
  • Het regelen van fiscale en juridische zaken
  • verzekeringen

Bijlage 7   functieomschrijving bestuurslid

Taak Bestuurslid
Doel Vertegenwoordiger van het bestuur in minimaal 1 commissie
Algemeen De bestuursleden worden benoemd voor de duur van 3 jaar en kunnen aansluitend worden herbenoemd.

De bestuurslid is naast de andere bestuursleden het gezicht van de vereniging, diplomatiek en makkelijk aanspreekbaar voor ieder (toekomstig) lid van de vereniging.

Plaats in vereniging Het bestuurslid valt onder de Algemene ledenvergadering (ALV)
Taakinhoud
  • Beheer terrein en clubgebouw
  • Algemene zaken